Créer les fondements d’une planification des horaires équilibrée

Dans un grand service de santé, les gestionnaires créaient toutes les quatre semaines de nouveaux codes horaires pour leur personnel. Les employés demandaient ou refusaient de travailler à des postes spécifiques et les besoins opérationnels n’étaient pas toujours satisfaits, les gestionnaires s’efforçant vaillamment de répondre aux demandes des employés et de doter leurs unités en personnel. Il a été établi que les incidents liés à la sécurité des patients étaient liés au déploiement du personnel et à la répartition des compétences, de sorte qu’un changement s’imposait. L’organisation a décidé de mettre en place un service de planification des horaires centralisé qui prendrait en charge les activités administratives liées à l’affectation des quarts de travail au lieu de les confier aux gestionnaires.

INTERVENTION

Ce projet avait pour objectif de mettre en place des codes horaires permettant d’équilibrer les préférences des employés avec les besoins opérationnels et de permettre aux unités d’utiliser de nouveaux processus opérationnels liés à la planification des horaires qui assurent le maintien de l’intégrité des codes horaires. Workforce Edge a formé des spécialistes en codes horaires nommés par le service de santé pour mettre en place des codes horaires dans le cadre de cette nouvelle approche et a formé les planificateurs d’horaires aux nouveaux processus opérationnels dans le cadre de leur travail au quotidien. Les directeurs cliniques et les gestionnaires ont été soutenus dans les activités de gestion du changement au fur et à mesure que les nouveaux codes horaires ont été mis en place tout en commençant à recevoir le soutien du nouveau service de planification des horaires.

Temps supplémentaires et frais d’agence/main-d’œuvre indépendante hors de contrôle

Un hôpital a contacté Workforce Edge en raison de son incapacité à contrôler les dépenses liées aux heures supplémentaires et à l’utilisation des agences/main-d’œuvre indépendante. Le directeur des finances n’avait pas la moindre idée de la cause de ces dépenses car il n’y avait pas de planification des horaires ni de système centralisé, pas plus que de contrôle des postes au sein de l’organisation.

INTERVENTION

Workforce Edge a été engagé pour créer un environnement de planification des horaires cohérent pour les employés, avec pour objectif additionnel d’augmenter le nombre de postes à temps complet au sein de l’organisation.

Une phase consacrée à la conception a permis de mettre au point des processus opérationnels standardisés pour gérer les transactions liées à la planification des horaires. Les exigences du système et les outils d’évaluation ont été développés pour évaluer les différents logiciels liés à la planification des horaires existants sur le marché en fonction des besoins de l’organisation.

En raison des délais très courts, Workforce Edge a fourni un outil de planification temporaire des horaires basé sur le format Excel afin de faciliter la mise en œuvre de la nouvelle structure de planification des horaires du personnel et des processus opérationnels visant à réduire les dépassements de budget. Workforce Edge a également commencé à développer et à fournir de nouveaux codes horaires pour tous les secteurs cliniques.

Après la sélection du système informatique, l’hôpital a été en mesure d’automatiser les processus opérationnels sur son nouveau système standardisé.

Maximiser l’efficacité d’un service de planification des horaires

Un service régional de dotation en personnel était responsable de la planification des horaires du personnel dans une vaste zone rurale et devait faire face à des difficultés telles que des réductions financières et une grave pénurie de personnel de santé dans la région.

Dans ce contexte, la mise en place d’un modèle d’excellence en matière de soins de santé en milieu rural exige que chaque gestionnaire de chaque communauté travaille de manière plus judicieuse afin de faire plus avec moins, et qu’il dispose de la main-d’œuvre la plus flexible, mais aussi la plus stable possible. Le service de dotation a demandé un examen de ses opérations et des recommandations en vue d’améliorer les processus en fonction de sa situation particulière.

INTERVENTION

Un examen des services de dotation a été effectué, comprenant des entretiens et une étude des processus de travail. Les résultats ont été présentés dans le cadre d’un atelier de rétroaction afin d’établir une compréhension commune et un soutien pour la mise en œuvre des recommandations. Des appels périodiques de suivi ont été organisés pendant une courte période suivant les résultats de l’examen afin de s’assurer que les recommandations étaient mises en œuvre de manière efficace et pour répondre à des changements inattendus.

Analyse des politiques publiques

Une organisation relevant d’un ministère provincial de la santé, qui a été créée pour servir de lien entre les employeurs et les syndicats du secteur de la santé, a fait appel à Workforce Edge pour analyser la capacité des employeurs à respecter les dispositions et les ententes relatives à la planification des horaires des services de santé et au personnel de remplacement.

Bien que les organisations de soins de santé concernées soient soumises aux mêmes conventions collectives, les stratégies et les approches utilisées pour la planification des horaires du personnel varient au sein de chacune et d’une organisation à l’autre, ce qui entraîne un manque de cohérence dans les données et l’incapacité de déterminer si les conventions sont respectées.

INTERVENTION

Workforce Edge a réalisé une évaluation des capacités et des approches en matière de planification des horaires au sein de chaque organisation, à l’aide d’entretiens, de groupes de discussion, d’observations et d’ateliers. Diverses recommandations ont été mises en œuvre pour améliorer les rapports sur les données et leur conformité.