Projets antérieurs

Passez en revue quelques-uns de nos projets précédents et voyez comment Workforce Edge a contribué à faire la différence

Coûts hors contrôle de temps supplémentaire et du recours aux agences externes

Un dirigeant d’hôpital a contacté Workforce Edge en raison de l’incapacité de contenir les coûts de temps supplémentaires et des agences extérieures. Le directeur des finances n’avait aucune idée de la cause de ces coûts, car l’organisme n’avait pas de structure centralisée de planification des horaires, un système de planification des horaires, ou le contrôle des affectations au sein de l’établissement.

Intervention

Workforce Edge a été retenu pour concevoir une solution qui assurera des horaires pour des employés à taux horaire de se diriger vers une augmentation d’effectifs à temps complet afin de rencontrer les exigences gouvernementales. Un processus de conception accéléré a permis de mettre en œuvre des processus opérationnels standardisés pour gérer la planification des horaires tels que la planification des vacances, les échanges de quarts de travail, les employés malades et les remplacements. Les exigences du système et les outils d’évaluation ont été développés pour analyser les divers systèmes de planification des horaires disponibles sur le marché selon les besoins de l’organisme.

En raison de l’échéancier accéléré, Workforce Edge a fourni un système temporaire de planification des horaires sur fichier Excel pour faciliter la mise en œuvre de la nouvelle structure de planification des horaires et des processus opérationnels pour commencer à contrôler les dépassements budgétaires. Suite à la sélection du système, l’hôpital a été capable d’automatiser les processus opérationnels standardisés sur le nouveau système.

Immédiatement après le démarrage du nouveau système centralisé de planification des horaires, Workforce Edge a commencé à développer et à livrer les nouvelles rotations modèles pour tous les secteurs cliniques.

Erreurs salariales résultant d’une incapacité à planifier le personnel

Un important employeur du secteur de la santé faisait face à un grand nombre d’erreurs de rémunération, notamment à de nombreux employés qui n’étaient pas payés, et à une augmentation importante du nombre d’employés nécessaires pour exécuter les fonctions de planification et de comptabilisation des heures de travail, à la suite d’un projet en difficulté mettant en œuvre un système intégré de planification et de saisie du temps interfacé à un système de paie SAP. Les problèmes salariaux résultant de ce projet ont fait l’objet d’une attention soutenue de la part des médias et ont conduit le gouvernement de l’état à engager plusieurs examens externes pour élaborer des recommandations visant à résoudre les problèmes de paie persistants. Entre-temps, les activités entreprises pour accélérer la saisie des heures travaillées avant le traitement de la paie, y compris la suppression de l’accès au système par les gestionnaires et la réaffectation des programmeurs à des rôles de saisie des heures travaillées, ont empêché les responsables des unités cliniques et des services de voir l’horaire des employés et de savoir qui devait se présenter au travail pour un quart de travail donné.

Intervention

Workforce Edge a été engagé à la suite d’un examen externe qui a révélé la nécessité d’un soutien supplémentaire pour l’organisation afin de résoudre les problèmes de paie, aider à définir et à planifier le travail requis pour donner suite aux recommandations du rapport. Une fois les activités de planification de programme terminées, Workforce Edge s’est associé au personnel du client pour diriger et mettre en œuvre le processus, les exigences et le flux de travail de la transition. Cela comprenait l’organisation d’une tournée de présentation à l’échelle de l’État pour identifier les problèmes, obtenir l’adhésion du personnel local et veiller à ce que le programme comprenne les implications des processus actuels sur les opérations cliniques et non cliniques. Des processus opérationnels normalisés ont été mis au point pour une gamme complète d’activités, notamment la planification, la révision des délais et le traitement de la paie. Les exigences opérationnelles ont été complétées, de même qu’une analyse concordance-écart par rapport au système et à la configuration existants. Des plans de transition ont également été développés pour aider l’organisation à mettre en œuvre les changements requis.

Ça prend plus qu’un système informatisé de planification des horaires pour en réaliser les bénéfices

À la fin d’un projet de mise-en-place d’un système informatisé à travers un grand réseau de santé, l’organisme s’est rendu compte que les attentes n’avaient pas été adéquatement satisfaites. Il y avait un écart significatif à travers les zones géographiques en ce qui concerne les processus et la satisfaction de la clientèle, et les processus de la planification des horaires et de la comptabilisation du temps sont resté couteux en temps avec une visibilité limitée aux employés.

Intervention

Workforce Edge a complété un rapport de découverte qui a identifié quelques secteurs clé à améliorer, ainsi qu’une évaluation des opportunités pour calculer le retour sur investissement et soutenir l’analyse de rentabilisation pour la standardisation des processus et la centralisation des activités de planification des horaires. Des nouveaux processus opérationnels standardisés ont été établis y compris la planification des vacances, les échanges de postes, les congés imprévus, la gestion des remplacements et l’approbation du temps. À la suite de la réalisation des processus opérationnels, quelques modifications ont été recommandés et complétés. Un service de planification des horaires a été établi, et les employés ont été formés sur les nouveaux processus organisationnels incluant les changements dans la configuration du système. Cette cohérence a permis à l’organisme de profiter de leur investissement dans le système automatisé.

Plusieurs mois après l’établissement du service centralisé de la planification des horaires, Workforce Edge a aussi complété une évaluation de la performance du service de planification des horaires, y compris l’établissement du système de suivi des problèmes ainsi que la révision des changements dans la configuration du système qui n’avaient pas encore été effectués.

 

 

Une mise en œuvre efficace du système de planification

Une régie régionale de santé utilisait une variété de systèmes de planification des horaires, y compris des systèmes de planification interfacés à la paie ainsi qu’à d’autres nécessitant une saisie manuelle du temps par les commis à la paie. Ils avaient l’intention de s’adapter à un système qui serait tenu de fournir un délai de paiement précis.

Intervention

Workforce Edge a été initialement engagé pour prendre en charge la phase de conception et les exigences du travail avant la sélection d’un système de planification. Une équipe de conception a été impliquée en facilitant l’élaboration des processus opérationnels standardisés, et les exigences du système de planification des horaires ont été documentées pour le processus de demande de soumissions de l’organisation.

Après avoir sélectionné un système, Workforce Edge a de nouveau été engagé pour prendre en charge la mise en œuvre du système, y compris la révision des processus opérationnels en fonction des fonctionnalités et des contraintes du système, l’élaboration des exigences de configuration et l’interface avec les systèmes de paie et des RH. En outre, nous avons fourni une assistance en matière de gestion du changement, notamment en formant les gestionnaires, les planificateurs et les employés aux processus et aux fonctionnalités du système requis, ainsi qu’en soutenant l’équipe client durant et pendant une courte période après la mise en service du nouveau système.

Harmoniser la dotation en personnel aux volumes opérationnels

Une nouvelle initiative à l’échelle d’un système de santé offrant des conseils cliniques aux résidents a été lancée, cependant l’approche pour fournir le personnel n’avait pas encore été établie.

Intervention

Workforce Edge a été retenu pour créer l’approche de dotation en personnel pour ce secteur. Un modèle analytique automatisé fut développé pour convertir le volume d’appels en besoins d’effectifs de base, et des rotations modèles ont été développés selon les besoins en effectifs de base et les exigences des conventions collectives pour assurer une couverture convenable et un temps de réponse optimal. Les syndicats ainsi que les gestionnaires ont été chargés de créer et mener un processus optimisé pour accélérer l’affectation des postes.

Une équipe de conception, composée de gestionnaires et d’employés, a été convoquée pour créer les processus et la structure opérationnelle pour un nouveau bureau de dotation en personnel pour assurer la gestion continue des horaires des employés, et le modèle analytique a été intégré dans les opérations du bureau de dotation en personnel pour faciliter l’adaptabilité des changements aux volumes d’appels. De plus, les gestionnaires ont reçu une formation sur le leadership qui aideras à les soutenir dans leurs rôles à l’intérieur des processus de planification des horaires des employés ainsi qu’à maintenir le nouveau modèle.

 

 

Créer des rotations qui préservent l’équilibre entre les besoins opérationnels et ceux des employés

Dans un grand service de santé, les gestionnaires créaient des nouvelles rotations pour leurs employés à toutes les quatre semaines. Les employés demandaient ou refusaient de travailler pendant certains quarts de travail, et les besoins opérationnels n’étaient pas comblés sur une base régulière car les gestionnaires ont vaillamment tenté de satisfaire leurs demandes et doter leurs unités de soins.  Le gouvernement provincial avait subventionné une commission spéciale d’enquête qui a démontré un lien entre les incidents liés à la sécurité des patients au déploiement des employés et le niveau des compétences requises. Par la suite, une firme conseil a été retenu conjointement par le service de santé et le syndicat des infirmières et infirmiers pour examiner l’approche courante de dotation, concluant que l’approche courante était insuffisante pour combler les besoins opérationnels ainsi que ceux des patients.

Intervention

L’objectif de ce mandat était de mettre en œuvre des rotations qui répondent aux lignes de bases opérationnelles tout en tenant compte des préférences des employés, et pour préparer un bureau centralisé de dotation en personnel pour assumer ces unités comme clients avec des processus opérationnels standardisés.  Le service de santé a désigné une équipe de personnes pour développer les rotations, et Workforce Edge a formé ces gens pour bâtir les rotations avec une approche équilibrée. Les directeurs cliniques et les gestionnaires ont été bien soutenus dans ces changements pendant la mise en place des nouvelles rotations. Les planificateurs d’horaires centralisés dans un même secteur étaient formés à suivre les processus opérationnels standardisés en assurant que l’intégrité des rotations soit maintenue.

Maximiser l’efficacité d’un service de planification des horaires

Un bureau régional de planification des horaires était responsable de planifier les horaires des employés à travers une grande région rurale et rencontrait des défis incluant des compressions budgétaires et une grave pénurie du personnel en santé dans leur région. Bâtir un modèle d’excellence de santé en milieu rural dans ce contexte exige que chaque gestionnaire dans chacune des communautés soit plus judicieux pour faire plus avec moins, et exige la disponibilité du personnel le plus flexible et stable. Le bureau de la planification des horaires a demandé la révision de leurs opérations pour identifier les améliorations à apporter à leurs processus selon leurs circonstances uniques.

Intervention

La révision du bureau de la planification des horaires a été complétée avec une série d’entrevues individuelles et l’observation des processus opérationnels. Les résultats ont été présenté dans un atelier de rétroaction avec la participation des planificateurs des horaires et certains clients, pour établir une compréhension commune et un soutien partagé pour que les recommandations puissent être mises en œuvre. Une fois la révision complétée, des appels d’encadrement ont eu lieu régulièrement pour une courte période, pour assurer que les recommandations étaient mises en œuvre efficacement et pouvaient réagir à des changements imprévus.

Analyses des politiques gouvernementales

Un organisme relevant d’un ministère provincial de la Santé, avec des liens entre les employeurs de la santé et les syndicats, a engagé Workforce Edge pour analyser la capacité de certains organismes de santé à appliquer les dispositions des conventions collectives par rapport à la planification des horaires et le remplacement du personnel.

Bien que tous ces organismes étaient régis par les mêmes conventions collectives, les stratégies et approches utilisés pour la planification des horaires variaient à l’intérieur et entre les différents organismes, entraînant des incohérences au niveau des données ainsi que l’incapacité de déterminer la conformité avec les conventions.

Intervention

Workforce Edge a complété une évaluation des capacités et approches de la planification des horaires, au sein de chaque organisme avec une variété d’entrevues, des groupes de discussion, de l’observation et des ateliers. Ce travail est en voie d’achèvement, et vise à donner lieu à des recommandations pour améliorer la conformité et la communication des données.