Pourquoi se concentrer sur la planification de la main-d’œuvre ?

De nombreuses organisations de soins de santé font face à un besoin urgent de réaliser des gains d’efficacité financière tout en maintenant des niveaux de soins avancés. Une gestion efficace de la main-d’œuvre est un facteur essentiel pour atteindre ces objectifs stratégiques ; l’objectif ultime étant d’offrir des soins et une expérience excellents aux patients. Un engagement envers l’optimisation des pratiques de planification au sein de votre organisation démontre également un engagement envers la direction et le personnel en soutenant leur travail pour offrir cette expérience exceptionnelle aux patients. Mobiliser la main-d’œuvre de manière plus efficace leur permet d’accomplir leurs rôles plus efficacement et avec plus d’efficience ; tout en offrant un plus haut degré de prévisibilité pour tous. Des pressions supplémentaires telles qu’une main-d’œuvre changeante et en diminution, des populations de patients croissantes, et des interventions politiques directes comme la Réforme du financement du système de santé menée par les agendas de qualité du MSSLD, remettent en question l’utilisation optimale des ressources limitées — pour maintenir la prestation de services.

Dans le domaine des soins de santé, la disponibilité de la bonne ressource est souvent la plus grande influence sur les résultats pour les patients, l’engagement du personnel et la performance financière. Près de 70 % des budgets moyens des soins de santé sont constitués de coûts liés à la main-d’œuvre, et les dépenses totales en main-d’œuvre sont un agrégat des décisions de dotation prises quart par quart et jour par jour à tous les niveaux de l’organisation. Considérant tous les quarts de travail sur tous les horaires de l’organisation, si chaque quart est juste un peu plus coûteux qu’il ne pourrait l’être idéalement, ou ne fait pas le meilleur usage d’une ressource rare, le gaspillage cumulatif et les impacts négatifs sur la qualité peuvent être stupéfiants.

Les impacts sur la qualité d’une mauvaise dotation en personnel peuvent affecter l’expérience du patient à travers des événements indésirables et des conditions acquises à l’hôpital, une mauvaise continuité des soins, ou l’incapacité d’ouvrir des lits. Les employés sont également affectés par des conditions de travail stressantes et la pression pour effectuer des heures supplémentaires. Cela peut conduire à un mauvais équilibre travail-vie personnelle et à des niveaux élevés de fatigue. Cela affecte ultimement la rétention des employés et la capacité à recruter du personnel, créant une dépendance à la main-d’œuvre à prime. Il en résulte une augmentation des dépenses et un impact négatif sur la durabilité globale du système.

L’utilisation efficace de votre main-d’œuvre est réalisée grâce à une base solide et stable. Des éléments fondamentaux tels que les rotations principales sécurisées au budget et à la base, et des stratégies de main-d’œuvre de relève alignées peuvent être soutenus par une pratique commerciale solide. En retour, il y a un contrôle plus serré des coûts de personnel et l’utilisation de la main-d’œuvre est mieux opérationnalisée. Avec les bons contrôles en place, les unités peuvent planifier en fonction de leurs budgets et de leurs besoins opérationnels, et les quarts ouverts peuvent être comblés bien à l’avance avec les compétences appropriées et au coût le plus bas. La capacité du personnel à rester fidèle à son lieu de travail peut également augmenter. Le roulement interne, le perfectionnement des compétences et la redistribution peuvent être gérés de manière plus proactive avec un plus haut degré de prévisibilité pour les dirigeants et les employés en première ligne.

Évaluer votre maturité actuelle et les opportunités d’amélioration

Une évaluation des opportunités de Workforce Edge analysera l’état actuel des services de planification et de rotation et les impacts connexes en termes de coûts, de qualité des données, de charge de travail de gestion, de satisfaction du personnel, de conformité aux conventions collectives, de processus de planification et de relève, de gouvernance, de rotations, et de logiciels et/ou d’outils de planification. Notre modèle propriétaire de maturité du déploiement de la main-d’œuvre© est construit sur un certain nombre de dimensions et implique quatre flux de travail principaux : (1) analyse des données d’utilisation de la main-d’œuvre ; (2) évaluation du modèle de dotation et des rotations actuelles ; (3) sondage des groupes de parties prenantes clés ; et (4) évaluation de la capacité et de l’utilisation actuelles de la technologie.

Par Shawn Drake et Tila Smith, Associés Directeurs, Workforce Edge